เป็นที่ทราบกันดีว่าการจัดงานนอกสถานที่หรืองานที่ผู้เข้าร่วมต้องเติมเต็มเป็นการส่วนตัวนั้นเป็นประโยชน์ต่อผู้เข้าร่วมอย่างมาก อย่างไรก็ตาม จากมุมมองของผู้จัดงาน ยังเป็นเรื่องที่น่าปวดหัวตลอดการเตรียมการ โดยเฉพาะในเรื่องระบบการลงทะเบียนในโอกาสต่างๆ เนื่องจากความจริงที่ว่าการต่อแถวยาวไม่เพียงแต่ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเสียเวลา แต่ยังทำให้พวกเขารู้สึกแย่ในอีกทางหนึ่ง

ในบล็อกนี้ เราจะพาคุณไปดูข้อมูลของเทคโนโลยีสมัยใหม่ต่างๆ ที่สามารถช่วยคุณดูแลทีมใหญ่ในกิจกรรมต่างๆ ได้อย่างสะดวกสบายยิ่งกว่าตอนนี้

ฉันควรใช้ระบบการลงทะเบียนโอกาสประเภทใด

ก่อนที่จะตอบข้อกังวลนี้ เราขอเชิญชวนผู้ชมให้ย้อนกลับไปที่จุดเริ่มต้นและถามคำถาม 3 ข้อนี้

• ผู้เข้าร่วมของเราคือใคร
• พวกเขาเข้าใจเทคโนโลยีดิจิทัลสมัยใหม่หรือไม่ เท่าไหร่?
• คุณตั้งใจที่จะคืนอะไรจากการใช้ระบบนี้

สำหรับแขกในงานทั่วไป แค่ใช้โค้ด QR ก็เพียงพอแล้ว อย่างไรก็ตาม ขณะเดียวกัน กลุ่ม geekier อาจคาดหวังแอปพลิเคชันมือถือที่ยอดเยี่ยมที่มีทุกฟังก์ชันตั้งแต่การลงทะเบียนและเช็คอิน รวมถึงเนื้อหาเว็บในโอกาสอื่น ๆ เช่นหน้าเว็บตรวจสอบตารางเวลา ระบบจับคู่บริการ หรือระบบการสนทนาแบบแยกส่วนที่ทำในพื้นที่เดียว หรือหากเป็นทีมผู้สูงอายุก็อาจไม่ต้องการอะไรมากไปกว่าสิ่งใดที่มีขั้นตอนการเช็คอินผ่านเกตเวย์ที่เร็วที่สุดและสัมผัสอุปกรณ์อัจฉริยะน้อยที่สุด

อ่านเกี่ยวกับ registarthailand บนเว็บไซต์

ระบบการลงทะเบียนในโอกาสเหล่านี้ไม่เพียงสร้างขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้เข้าร่วมเท่านั้น แต่ยังรวบรวมข้อมูลจำนวนมากเพื่อประมวลผลสำหรับผู้ประสานงานและผู้แสดงบูธเพื่อใช้ในอนาคต ด้วยเหตุนี้ เมื่อเลือกระบบเพื่อใช้ประโยชน์จากกิจกรรมของคุณ นอกเหนือจากการลงชื่อเข้าใช้ผู้เข้าร่วมแล้ว เรายังต้องดูว่าการรวบรวมข้อมูลนั้นถูกกฎหมายหรือไม่

โปรดทราบ: นอกเหนือจาก EU GDPR แล้ว เรายังจำเป็นต้องเรียนรู้เกี่ยวกับกฎระเบียบอื่นๆ ที่แต่ละประเทศจะค่อยๆ บังคับใช้อีกด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่คุณใช้ปฏิบัติตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวของแต่ละประเทศ อย่างไรก็ตาม ในกรณีส่วนใหญ่ หากระบบปฏิบัติตาม GDPR ระบบจะทำงานได้ทุกที่อย่างแน่นอนเนื่องจากการบังคับใช้เกิดขึ้นพร้อมกัน

ระบบการลงทะเบียนและการเช็คอินตามโอกาสที่แนะนำที่เหมาะกับคุณ

คิวอาร์โค้ด

ในบรรดาระบบที่ได้รับความนิยมมากที่สุด เนื่องจากไม่ต้องป้อนข้อมูล เพียงเพียงไม่กี่ขั้นตอนบนหน้าจอมือถือ คุณก็ทำเสร็จแล้ว วิธีการนี้อาจดูสะดวกเมื่อมองดูผิวเผิน แต่เบื้องหลังมีการเตรียมตัวมากมาย จากหน้าเว็บการลงทะเบียน เทมเพลตอีเมลเพื่อส่งรหัส QR กลับไปยังแขกเพื่อใช้ในวันงาน อาจดูเหมือนคุณจำเป็นต้องทำบางสิ่ง แต่ก็มีบางประเด็นที่ต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างมาก

ข้อดีของการใช้รหัส QR คือความเร็วในการสแกน ดังนั้นหากถามว่าระบบนี้เหมาะกับงานประเภทไหน เราก็ตอบได้เลยว่าเหมาะสำหรับงานทุกประเภท โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับกิจกรรมที่มีคนจำนวนมาก

ระบบตรวจสอบชื่อจริง

เราได้พูดคุยกันถึงระบบที่รวดเร็วแล้ว ขณะนี้เรามาพูดถึงระบบที่ได้รับการคุ้มครองเป็นพิเศษ เทคนิคการยืนยันชื่อในระบบว่าตรงกับบัตรประชาชนหรือไม่ เหมาะกับงานที่ใช้วิธีเชิญเป็นหลัก จะง่ายกว่านี้หากผู้จัดงานมีรายชื่อผู้เข้าชมอยู่แล้ว เพราะพวกเขาไม่ต้องเสียเวลารวบรวมอีกครั้ง

เทคนิคนี้มีความยากน้อยกว่าโค้ด QR มาก เนื่องจากบุคคลทั่วไปไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนล่วงหน้า ชื่อเดียวกันก็พอแล้ว อย่างไรก็ตาม มันไม่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับโอกาสสาธารณะ เพราะในทางปฏิบัติ เราอาจไม่สามารถรวบรวมชื่อบุคคลจำนวนมากที่เราไม่รู้จักล่วงหน้าเพื่อเตรียมระบบสำหรับการใช้งาน (เว้นแต่จะมีเว็บไซต์สำหรับการลงทะเบียนล่วงหน้า)

แอปพลิเคชันมือถือ

อันที่จริง เมื่อเราบอกว่าเป็นแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ จะเป็นอะไรก็ได้ รวมถึงใช้เป็นส่วนหนึ่งของระบบเช็คอินเพื่อเข้าร่วมงาน และสามารถทำได้หลายวิธี ไม่ว่าจะเป็นการใช้แอปฯ รวบรวม QR Code เพื่อตรวจสอบเพื่อรับโอกาส หรือหากสมาร์ทโฟนมีระบบ RFID ก็สามารถใช้เป็นบัตรเข้างานได้

อีกกรณีหนึ่งคือหากคุณจัดงานเดิมหลายครั้ง (เช่น จัดเวิร์คช็อปครั้งแรกในกรุงเทพฯ หลังจากนั้นสัปดาห์หน้าจะจัดที่นนทบุรี) นอกจากนี้ยังสามารถประชาสัมพันธ์บุคคลที่ต้องการเข้าร่วมอีกครั้งโดยให้พวกเขาใช้รายละเอียดเดียวกันจากกิจกรรมที่มีอยู่เพื่อเช็คอินเข้าร่วมงานโดยไม่จำเป็นต้องกลับไปลงทะเบียนเข้าร่วมงานตั้งแต่ต้น

การ์ด RFID/NFC

โซลูชันขนาดกะทัดรัดและเป็นประโยชน์อีกโซลูชันหนึ่งที่สามารถนำไปใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นโอกาสที่เสนอตั๋วเข้าร่วมหรือการเฉลิมฉลองทางธุรกิจภายใน สำหรับกรณีหลัง (โปรดหลีกเลี่ยงส่วนการจองตั๋วเนื่องจากไม่ได้ทำให้ซับซ้อนแต่อย่างใด) ลองนึกภาพว่าคุณมีหน้าที่รับผิดชอบต่องานปาร์ตี้ภายในบริษัทที่มีแขกมากกว่า 500 คนที่ทางเข้าในเวลาเดียวกัน ให้พวกเขาเข้าแถวและตรวจสอบชื่อทีละคนไม่ใช่วิธีที่หลากหลายใช่ไหม

แต่คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากบัตรพนักงานไปยังบัตรผู้เข้าชมที่งานได้โดยตรง และอนุญาตให้ทุกคนตรวจสอบบัตรของตนเพื่อรับโอกาสได้ง่ายๆ เพียงแตะที่บัตรเหล่านั้น มันง่ายมาก

หรืออีกกรณีหนึ่ง คุณสามารถใช้รูปภาพของพนักงานในระบบและตั้งค่ากล้องเพื่อตรวจสอบว่าใบหน้าตรงกันหรือไม่ วิธีการนี้เรียกว่า Picture Handling แต่เป็นเทคนิคที่ต้องการให้ระบบของเราทำปัญญาประดิษฐ์เพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างถูกต้อง นอกจากนี้ยังมีข้อกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัวที่ต้องคำนึงถึง

ลงชื่อ

ระบบ Contactless Beacon อาจมีราคาแพงกว่าวิธีอื่นๆ ที่เรากล่าวถึงก่อนหน้านี้เล็กน้อย ระบบจะอนุญาตให้แต่ละอุปกรณ์เชื่อมต่อกันอย่างแน่นอนโดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องทำอะไรเลย อาจเป็นการสื่อสารระหว่างอุปกรณ์ป้ายกับบัตร RFID สมาร์ทโฟน หรือสายรัดข้อมือ ขึ้นอยู่กับว่าเราออกแบบการเช็คอินสำหรับโอกาสนั้นอย่างไร

เครื่องหมายการค้าดิจิทัล

อย่าลืมว่านอกเหนือจากผู้ที่ตระหนักถึงนวัตกรรมในปัจจุบันแล้ว ยังมีผู้คนที่ไม่ได้สัมผัสอุปกรณ์อัจฉริยะของตนมากนักอีกด้วย และกลุ่มนี้เป็นกลุ่มที่ท้าทายผู้จัดงานมากที่สุดกลุ่มหนึ่ง โดยถามว่าเราจะใช้ประโยชน์จากนวัตกรรมได้อย่างไร แต่ถ้าเราทำได้ดี โอกาสของเราก็จะนึกถึงความเรียบง่ายของมันไปอีกนานอย่างแน่นอน

ด้วยเหตุผลดังกล่าว หากเราสามารถรวบรวมเครื่องหมายการค้าที่มีการถอดเสียงของแต่ละบุคคลและนำไปใช้ในระบบได้ เราขอแนะนำให้คุณลองใช้

ในมุมมองของเรา วิธีการนี้เหมาะสมกับกิจกรรมที่มีผู้เข้าร่วมเพียงไม่กี่คน โดยมีผู้เข้าร่วม VVIP บางส่วน ผู้จัดงานจะต้องรวบรวมรายละเอียดนี้และเตรียมให้พร้อม นี่อาจเป็นส่วนที่ยาก